Уйти в отпуск правильно
Как оказалось мало просто официально выйти в отпуск. Ведь для того, чтобы действительно отдохнуть самому и не перегрузить коллег, нагрузка на которых в любом случае увеличится за время твоего отсутствия, нужно проделать определенную работу в последние рабочие дни. Об этой работе дальше и пойдет речь.
01
Клиенты
Когда даты отпуска известны и они приближаются, тебе необходимо собрать всех клиентов, работа с которыми находится в активной фазе, и оповестить их о своём отсутствии. Разумно начать делать это как минимум за неделю до начала отпуска. Подойдут стандартные фразы вроде «С 1 по 15 августа я буду в отпуске, поэтому давайте все необходимые вопросы решим на этой неделе». Следствием такой работы станет то, что твои клиенты, скорее всего, разделятся на три условные группы (задача этой памятки не классифицировать всех клиентов, поэтому группы условные и фокус не на них, а на твоих действиях).
1 группа
Те кто никуда не спешит и сами планируют свой отпуск в ближайшее время. Тут как во второй половине апреля, скорее всего ты услышишь что-то типа «Давайте уже после майских наших отпусков». Отличный вариант, и сроки проекта прояснятся и нагрузка определится. Обычно такие клиенты притормаживают любые работы над проектом, будь то презентации или согласования документов, и возвращаются к ним потом.
2 группа
Обязательно найдутся клиенты, которым твоё отсутствие не понравится, но которые будут готовы подождать. С такими необходимо максимально плотно поработать в оставшуюся перед отпуском неделю. Они не должны просто ждать тебя. Ты должен загрузить их согласованием документов, заполнением ТЗ и прочими вещами, с которыми они могут справиться в твоё отсутствие. Для работы с такими клиентами привлеки коллег, особенно тех, что пока еще координаторы проектов. Погрузи их в курс дела, возьми с собой на митинги и дай четкие инструкции, что им делать на случай, если клиент напишет в твоё отсутствие. Также необходимо оповестить самого клиента, чтобы он знал к кому обратиться в случае чего.
3 группа
Клиенты, которые не смогут без тебя жить. Обычно это крупные проекты, посвятить в которые кого-то со стороны настолько сложно, что проще не идти в отпуск. Сразу предостерегу тебя от мысли, что уж твои-то клиенты все такие. Если у тебя так получается, то скорее всего ты недооцениваешь чудеса делегирования и тебе стоит посмотреть в сторону развития этого навыка. Но я вполне допускаю ситуацию, и сам в такой был, когда приходится во время отпуска оставаться на связи с некоторыми клиентами. Твоя задача уйти в отпуск так, чтобы количество таких клиентов было минимальным, а лучше ноль. Но если ноль не выходит, а отпуск нужен именно сейчас, постарайся договориться с таким клиентом, что ты будешь ограниченно доступен для него и скажи куда тебе писать (вероятно в Telegram) и в какие сроки ждать ответа.
Оповести клиентов (лидов) о своём отпуске за неделю!
02
Проекты
Аналогичная ситуация и с проектами. Молча уйти в отпуск не предупредив своих коллег и коллег со стороны заказчика – дурной тон. В активных проектах ты всё время должен держать руку на пульсе и получать обратную связь от команды инженеров. В одну из таких сессий по обмену обратной связью сообщи коллегам, что планируешь через неделю уйти в отпуск, спроси чем сейчас ты можешь быть полезен для них в проекте, уточни, чтобы подумали не на «ближайшее сейчас», а с прицелом на 2-3 недели.
Разумеется в проекте есть молодой менеджер (ага, проверь все свои проекты и если его там нет, исправляйся), тот самый координатор проекта. Переговори с ним, обозначь какие-то узкие места, которые могут тормозить проект в твоё отсутствие, обсудите, что делать, если сработают какие-то риски. В общем голосом проговори с координатором проекта ключевые моменты. Если необходимо тут же поставь ему задачи. Не забудь попросить его о контроле, чтобы он в твоё отсутствие регулярно получал обратную связь от команды проекта.

Ну и само собой переговори с клиентом. Оповести о своём желании уйти в отпуск, попроси накинуть вопросов, задач и обратной связи именно сейчас. Предупреди, к кому можно обращаться по менеджерским вопросам во время твоего отсутствия (к координатору проекта). В общем постарайся сделать всё, чтобы, пока будешь отдыхать, проект не встал колом. Ну или колом не встал твой отпуск, когда тебя начнут искать коллеги, клиент и руководитель.
Проведи работу в проектах, чтобы задачи в них гарантированно выполнялись в твоё отсутствие.
03
CRM
Рутинные, но важные действия необходимо выполнить и в CRM системе.
  • Открой все свои активные сделки и проверь, что на время твоего отпуска не стоят дедлайны по ним.
    Если стоят, то подвинь их на потом или закрой уже сейчас, если где-то это допустимо.
  • Открой выставленные счета и проверь, что плановые даты оплаты не выпадают на твой отпуск.
    Если выпадают, то переставь их так, чтобы вернуться к этому вопросу через несколько дней после твоего возвращения.
  • Открой свои дела и актуализируй их так, чтобы на время твоего отпуска в CRM не висело для тебя никаких напоминалок.
    Этот пункт тесно связан с работой с клиентами и проектами, так что делать последовательно не получится, нырять в CRM будешь всё время, пока работаешь над оповещением клиентов.
Словом CRM должна быть вылизанной по всем фронтам. В этом пункте, как и в любом другом, я мог что-то упустить, поэтому в любом случае включай свою светлую голову и проактивные навыки.
Наведи порядок в CRM с прицелом на время своего отпуска.
04
Коллеги
Вопроса коллег мы коснулись в других пунктах, здесь же я еще раз подытожу. Тебе необходимо оглядеться и подумать, кто из коллег и в чем может быть тебе полезен, пока ты будешь отдыхать. Кто-то сможет подменить тебя в каких-то активностях. Кому-то необходимо заранее объявить об отпуске, чтобы они успели решить какие-то свои вопросы с тобой. Ты должен дать указания на время твоего отсутствия инженерам и младшим менеджерам в своих проектах. В общем для тех людей, которые выполняют вместе с тобой какую-то активность (проекты, презентации, встречи и т.д.), твой отпуск не должен стать сюрпризом. Плохо узнать об отпуске коллеги утром из обеденной группы в Telegram. Профессионалы думают наперёд.
Аналогично не забудь подумать про партнеров. Возможно и там с кем-то кипит работа, а значит действуют все те же самые правила.

Ну и не забудь отметиться в группе в Telegram, написав сроки своего отпуска. Пиши четко, чтобы не пришлось гадать когда ты вернешься. И делай это лучше на кануне, а не в обед или под вечер первого отпускного дня.
Твоё окружение должно заранее знать о твоём отпуске.
05
Рабочее место
Говорят, что люди произошли от обезьян, но некоторые будто бы от свиней. Уверен, что ты не из таких, но!
Убери всё лишнее со стола, ототри пятна от чая, сдуй хотя бы пыль с мониторов и рабочего места. Вымой за собой чашки, кружки, ложки и вообще всё, чем пользовался и что испачкал. В противном случае, вернувшись из отпуска, ты можешь обнаружить, что твоё место захватили более развитые жизненные формы чем ты, которых ты сам же вырастил в своей кружке.
Приберись на своём рабочем месте.
06
Связь
Финальный аккорд, хотя настройкой некоторых его аспектов можно заниматься задолго до отпуска.
Почта
Тут не будет инструкции, так как разные сотрудники пользуются разными почтовиками. Инструкцию для своего ты легко найдешь в сети. Главное то, что перед отпуском обязательно нужно включить в почте автоответ. Не нужны пересылки, копии, скрытые копии и прочее. Нужен именно автоответ. Текст для него должен быть в деловом стиле или нейтрально-деловом. Постарайся исключить канцеляризмы (их вообще исключай из своей речи), но и приятельского сленга тоже избегай.

В качестве примера вот текст, которым я пользуюсь сам:
Добрый день!

В настоящее время я нахожусь вне офиса и буду доступен начиная с 15 августа.

Если вам требуется срочная помощь в мое отсутствие, пожалуйста, напишите на почту sales@voxlink.ru. Там вам скорее всего смогут помочь по вашему вопросу.

В противном случае, я отвечу на ваше письмо в кратчайшие сроки по возвращении.

Спасибо и хорошего дня!
Обязательно создай правило, как показано на скриншоте, чтобы коллег не засыпало автоответами на каждое письмо, которое адресовано не тебе, а например для team или sales.

На месте a.bey будет твоя почта, а в поле "Ответить следующим текстом" твой текст или тот шаблон, что я привёл чуть выше.
Телефон
С телефоном всё просто: вечером последнего рабочего дня ты на всех своих рабочих аппаратах включаешь переадресацию. Как это сделать? Элементарно. Снимаешь трубку, набираешь *96# а когда система попросит ввести номер для переадресации, жми 1. Так ты включишь переадресацию всех своих входящих вызовов на отдел продаж. Коллеги смогут принять звонки, адресованные тебе, и помочь клиентам (ты ж к этому моменту всех уже предупредил кому и как помогать).

И не забудь утром первого рабочего дня выключить переадресацию. Делается это еще проще, командой *96#. После её ввода ты сразу услышишь уведомление, что переадресация для твоего номера отключена.
07
Чек-лист
  • Предупредить всех клиентов, с которыми идёт активная работа
  • Обсудить задачи во всех активных проектах

  • Навести порядок в CRM системе
  • Оповестить коллег, с которыми у меня есть незавершенные активности
  • Прибраться на рабочем месте
  • Включить автоответ в почте
  • Настроить переадресацию на телефоне